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日興システムソリューションズ株式会社
人事部採用・育成課 長 丈博様
人事部採用・育成課 明石 真由子様
日興システムソリューションズ株式会社は、国内最大級の金融グループであるSMBCグループの一員として、「証券・金融の業務知識」×「IT」を融合させたソリューションを提案するIT企業です。
システム開発においては、チーム内での報告や顧客のニーズを理解し要件定義に落とし込む作業など、高い説明力が求められる場面が多くあります。
そこで2017年に、「わかりやすい説明力向上研修～大事なことを一瞬で説明できる～」（以下、わかりやすい説明力向上研修）を導入。若手社員を対象に7年間連続で実施しています。
わかりやすい説明力向上研修を選んでいただいた理由、成果、今後の展望などについて伺いました。
「部下の報告が理解できない」リーダー層の悩みを解消するために導入
——受講前に抱えていた課題を教えてください
明石 真由子様（以下、明石）：「若手社員の報告や相談内容をより正確に把握するために、もう少し詳しい情報を提供してもらえるとありがたいのだけれど…」と複数のリーダー層の社員から相談されていました。
システム開発の現場では、成果物を評価・承認するレビューや進捗報告など、メンバーがマネジメント層に文書や口頭で説明する場面が多くあります。リーダーは、その内容を理解して評価・承認や調整、トラブル対応をしなければいけません。
しかし、レビューや報告の内容が曖昧な場合、リーダー層の社員がすぐに判断ができず、業務が滞るケースが多く見られました。時間のロスになるのはもちろん、対応が遅れることにより事態が深刻になるリスクがあります。
そこで、チーム内の意思疎通を円滑にするために、若手社員を対象にコミュニケーションスキルを高める研修を実施することにしました。
長 丈博様（以下、長）：若手社員が「忙しそうだな」「こんな簡単なことを聞いていいのかな」と、先輩社員に話しかけるのをためらっているのを感じていました。私たちの仕事はずっとパソコンに向かって作業していることもあり、聞きづらいのだと思います。
しかし、積極的に質問してもらった方が仕事はスムーズに進みます。コミュニケーションの取り方を学ぶことで、自信がついて躊躇せずに聞けるようになるのではと考えました。
すぐに実践できるシンプルさ・わかりやすさが、他の研修との最大の違い
——わかりやすい説明力向上研修を知ったきっかけは何ですか？
明石：当時からコミュニケーションスキルの重要性は感じていて、2～3年ほどクリティカルシンキングの研修を実施していました。
わかりやすい説明力向上研修とゴールは同じだと思うのですが、実際に活用するには受講者には少し内容が難しいのではないかと指摘をいただいていました。
長：当時実施していた研修も、質自体は非常に高く、結論と根拠をピラミッド状に構造化するピラミッドストラクチャーなど大切な考え方を学べる内容でした。
しかし、難易度が高い点、フレームワークに落とし込むのに時間がかかる点がネックでした。難しい内容だと、実践するハードルは高くなります。また、アウトプットするのに時間を要するため、提案資料をつくり込む場合などには適していますが、上司への報告に取り入れるのは、現実的ではないと感じました。
そこで、より実際に使いやすい方法を学べる研修に切り替えることを決めました。
——研修の第一印象はいかがでしたか？
明石：シンプルでわかりやすいというのが第一印象です。「伝えたい内容を先に提示する」というフレームがシンプルで、言葉をたくさんつけくわえるなど複雑なプロセスがありません。
上司への報告で大切なのは、経緯や状況の詳しい説明ではなく、今起きている問題の要点を端的に伝えることです。要点を整理してコンパクトに伝えるフレームを学べる研修内容は、まさにマッチしていました。
長：受講者が、繰り返し学びやすい点も魅力的でした。当社ではコミュニケーション能力を高める研修を2年次・3年次・4年次の3回にわたって、切り口を変えて同じ講師の方に実施してもらうスタイルをとっています。
スポーツと同じく、1回学んだだけでは身につかないのは当たり前で、反復練習をして初めて実践できるようになると考えています。
わかりやすいテンプレがあるため反復練習に適していますし、実績のある研修なので安心して複数年にわたってお任せできると感じました。
研修後すぐに多くの社員が実践。飛躍的にわかりやすい報告ができるように
——受講した社員のみなさんの感想や反応を教えてください
明石：アンケートでは、「簡単でこれならできそう」「話すときはもちろん、文章を書く際も意識したい」「後輩に指導するときもこのテンプレを使って、わかりやすく正しく伝えたい」といった声が多くあがりました。
研修後には、私に質問するときにも「3つ聞きたいんですけど」といったように話しかけてくれる社員が多く、実践しやすさをあらためて感じています。
——研修後に社員の「説明力」に変化はありましたか？
明石：リーダー層の社員から「若手社員の報告が・・・」といった相談が来なくなりました。研修で学んだフレームを使用して報告することで要点が整理され、リーダー層の社員が短時間で把握できるようになったのだと思います。口頭での説明スキルだけではなく、報告書やメールといった文章で伝えるスキルの成長についても、リーダー層から高い評価をいただいています。
また、マインドの面でも、すごく効果があったと思います。わかりやすい説明力向上研修のなかに「発信者責任」という言葉が出てきます。それまでの経験上、どちらかというと話を聞く側が努力して相手の意図をくみ取ることが求められてきました。しかし、発信者責任という言葉を聞き、自分が発する言葉にきちんと責任を持ち、相手に確実に伝わる方法を探さなければいけないという風に意識が切り替わりました。
これまでいろいろなコミュニケーション系研修を見てきましたが、発信者責任だと言い切る研修はあまりないので、私自身も大きな学びになりました。発信者責任という考え方を知っているかどうかで、伝え方は大きく変わってくると思います。
長：他の研修プログラムとの相乗効果も感じています。以前から新人研修では、毎日3分間スピーチを課していて、わかりやすい説明力向上研修と同じように「今日のテーマは2つです。一つ目は〇〇、二つ目は〇〇」といった話し方をするよう指導しています。研修でフレームを学ぶことにより、社員たちの意識が高まり、スムーズに実践できるようになりました。
研修での学びが社内の共通言語に。業務効率アップにつながっている
——7年間にわたり、わかりやすい説明力向上研修を実施いただいています。長期的な効果についてお聞かせいただけますか？
明石：わかりやすい説明力向上研修のフレームが、社員の共通言語になりつつあります。毎年新入社員が同じ研修を受けていますし、テンプレップの法則を学んだ社員がフレームにのっとった話し方をするのを聞いた他の社員も、フレームを使うようになるためです。
同じフレームをみんなが使ってやり取りすることで、要点をきちんと伝えやすくなったと思います。相手の話がわかりにくいと感じた時も、共通言語があるので「最初に話したいテーマがいくつあるのか教えて欲しい」といったように、助け舟を出しやすくなりましたね。
幅広い関係者と円滑にコミュニケーションをとれるスキルが身についたのも、大きな成果のひとつです。年次が上がると、ユーザーやビジネスパートナーの方々と関わる機会が増えます。説明力が高くきちんと意思の疎通が取れれば、スムーズに業務が進みますし、関係者の満足度も向上します。実際に、ビジネスパートナーの方とたまにお話しする機会があるのですが、情報共有などコミュニケーションに関する課題はあまり耳にしません。
長：コストの面を考えても、説明力を向上するメリットは大きいと感じています。ウォーターフォール型システム開発では、要件定義・設計・開発・テスト・導入といった順番で一つのプロセスが終わってから次のプロセスに移行し、開発を進めます。開発段階などで上流工程にあたる要件定義・設計での不備がわかると、前のプロセスに戻って解消する必要があり、多くのコストがかかります。
不備が発生する主な原因のひとつが、お客様のニーズを把握できていない・私たちの意図が伝わっていないといったコミュニケーションの齟齬です。説明力を向上することで、お客様とすり合わせて適切にニーズを把握したり、要件定義や設計などの内容を正しく伝えたりできるようになります。その結果、前のプロセスに戻る必要がなくなり、コスト削減にもつながります。
あとは、社員の成長スピードにも変化がありました。実は、15年くらい前までは技術系の研修しか実施していませんでした。しかし私が配属されてからは、少しずつヒューマンスキル系の研修に力を入れており、わかりやすい説明力向上研修もその一環として導入しています。
その結果、入社からたった5年でリーダーシップを発揮することが当たり前になっており、以前からは考えられないほど成長スピードが速くなりました。ヒューマンスキル系の研修に注力してきたのは間違いではなかったと、確かな手ごたえを感じています。
リーダー層など多くの社員の説明力を伸ばし、部署の垣根を超えた連携を強化
——今後の展望についてお聞かせください
明石：ゆくゆくは、リーダー層を対象に伝える力を高める研修を実施したいですね。リーダーがするべきことを的確に言語化してメンバーに伝えられれば、より効果的にマネジメントができます。
長：私もリーダー層を対象とした研修が必要だと考えています。ポジションが上がるほど、メンバーだけではなく、クライアントやビジネスパートナーなどいろいろな方と接する機会があります。時には自分が直接携わっていないプロジェクトの課題について、すぐに理解して指示を出さなければいけません。
言語化によって自分と相手の思考を整理してあやふやなものを明確にする力が身につけば、よりスムーズに業務を進められたり、大きな価値を提供できたりするようになるはずです。
明石：社内全体の説明力が向上することで、上司と部下といった縦の連携だけではなく、部署間の連携もよりスムーズになると思います。
社内とはいえ部署によってルールや考え方は異なります。共通の伝え方のフレームがあれば、相手にとって理解しやすい伝え方ができるのはもちろん、相手が言いたいことも察しやすくなり、部署の壁を越えて意思疎通がしやすくなると考えています。
木暮さんはリーダー層向けの研修も提供しているとのことなので、ぜひ相談させてください。
——わかりやすい説明力向上研修はどのような企業におすすめですか？
明石：説明力はどの仕事でも必要なものなので、私たちのようなIT企業はもちろん、小売業など幅広い業種の企業におすすめできます。さまざまな業界で人材不足が課題になっていますが、社員の説明力が高ければコミュニケーションコストをおさえられスムーズに仕事が進み、人材不足をカバーできるのではないでしょうか。
長：パッと思いつくのは、当社の親会社のような証券会社ですね。私自身も証券会社出身なのですが、証券会社の営業は担当商品の説明スキルは高いものの、それ以外のコミュニケーションには課題がある場合も少なくありません。商品説明以外のもっと深いコミュニケーションができれば、より活躍できるはずです。
また私は趣味で農業をしていますが、農業のようなこれまであまりコミュニケーション能力がフォーカスされてこなかった業種であっても、説明力の重要性が増していると感じています。少しでもコミュニケーションに課題を感じられているのであれば、ぜひ検討するのをおすすめします。
——ありがとうございました。
※記事の内容および所属等は取材時点のものとなります。
