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2024年11月、一般社団法人オンラインコミュニケーション協会（代表理事 初谷純氏）が、オンライン会議についての最新データ「大企業のオンライン会議活用に関する定点調査」をリリースしました。
調査内容について、データ解説、オンライン会議術の未来、すぐに実践できるファシリテーションのコツなどを解説したアーカイブセミナーを実施しました。本記事では、セミナー内容の一部をご紹介します。
1. 最新調査データで見るオンライン会議の動向
コロナ禍の収束を経て、企業にはリモートワークの減少、出社回帰の流れが見られます。
そこで、一般社団法人オンラインコミュニケーション協会では、実際に企業においてオンライン会議はどのように活用されているかを調査しました。
オンライン会議は、生産性向上や社員のエンゲージメント向上の視点で大きな影響があると考えています。その課題と対策についても調査結果を元に、ご紹介してまいります。
まず、本調査によると、８割以上の企業は会議の５割以上がオンラインで実施されていることが明らかになりました。
その理由としては、
・会議参加メンバーが全員出勤していることがないから
・移動時間や手間が削減できるから
・時間の融通が効くから
といったことが挙げられました。
リモートワークの減少に伴い、オンライン会議の頻度も減少傾向にありますが、完全には廃れることなく、ハイブリッドな働き方の一部として定着しています。
また、オンライン会議に難しさを感じる場面はどのような時か、という質問に対しては以下の回答が得られました。
・相手の感情が読みづらい
・意思疎通がしづらい
・会議が間延びする
・会話の間がわからない、会話がかぶる
・発言しないメンバーがいる
このように、オンライン会議には依然として課題も存在することが明らかになりました。
しかし、オンライン会議が難しいと感じているものの、学習経験がなく、自己流で対応している方が多いことも判明しています。
2. データから見えてくるオンライン会議の未来
では、リモートワークが減る傾向から、オンライン会議はなくなっていくのでしょうか？
調査の中で、「ハイブリッドワークを続けていきたいか」という問いに対しては、8割以上の従業員が「続けていきたい」と回答されました。
従業員側はハイブリッドワークを求める傾向にあり、企業側は、労働人口減少の局面において優秀な人材確保する必要がでてきます。
そのため、柔軟な働き方を認め、一律に出社を求める動きは取りにくい現状があります。
その結果、ハイブリッドワークは続き、社員全員が社内にそろうことはなく、オンライン会議はなくならないということが予測されます。
会議は何のためにするのか？
1.伝える（情報伝達）
2.決める（意思決定）
3.広げる（アイデア出し）
4.問題に対処する
5.モチベートする
会議＝会社の血管 に例えられるくらいとても大事であるにもかかわらず、オンライン会議の質を高めるテクニックは磨いていないという現状も判明しています。
また、業務の１/４が会議に使っているとのデータもあり、今後も続くオンライン会議の「上手さ」・「質」が企業の競争力の源泉となります。
3. オンライン会議成功のポイント
3-1. アジェンダは必須
オンライン会議を始めるにあたり、テーマ、担当者、時間区切りを明確にしたアジェンダが重要です。 特に時間切れにならないよう各テーマの時間を設定します。また、情報共有などライトな話題を最初に行い、意思決定が必要な重めの議題を後半に行うことをおすすめしています
そして、最後はTodo確認です。その会議で決定したTodoをしっかり確認してクローズするとスムーズです。
3-2. 話し方のコツ
オンラインコミュニケーションでは、
・脳はぼーっとしているのと同じ状態
・脳の活動を抑制する
・共感を生んで協調関係を築くことができない
ということがわかっています。
※参考文献 川島隆太,オンライン脳,アスコム,2022年7月
そのことから、話す上でのコツは以下の3つが挙げられます 。
・ハキハキ早口が基本
・結論ファースト（○○だと思います、なぜなら△△だからです）
・ネームコーリング効果を活用
3-3. ビデオON、OFFの影響検証
新型コロナウイルスの影響により、オンライン上でのコミュニケーションが一般的になった2022年に、「オンラインコミュニケーションにおけるビデオONとビデオOFFの影響」という調査を当協会が実施しました。
カメラをONまたはOFFにすることでの影響を調査するため、カメラONとOFFで各4名のチームを組み、コンセンサスゲームを実施しました。課題を出し、25分の制限時間を設けて取り組んでいただきました。
【調査結果】ビデオOFF会議では合意まで時間がかかり、意思決定の質も低下
https://edu.kanki-pub.co.jp/column/98
その結果、カメラONにした方が、回答にかかった時間は短く、納得度、意見対立、解答の質は高いという結果となりました。このことから、カメラOFFにすることは、表情が読み取れずオンライン会議の質を低下しかねないということが言えるかと思います。
その他にも、アイデアがたくさん出るテクニック、AIを活用した議事録効率化テクニック、スムーズに意思決定をするテクニックなどご紹介したい内容はたくさんございます。
今後も活用されるオンライン会議をより有益なものにするために、ぜひオンラインコミュニケーション協会にご相談ください。
受講者の声
・オンライン会議はもっと有効活用できる余地があると感じた
・よくない例に思い当たる節があったので、コツをさらに知りたい
・生産性向上の一つとして心得ができた
以上、オンライン会議を活用した生産性向上のヒントとなりましたら幸いです。
研修導入のご相談や、本セミナーの視聴を希望されるご担当者様は、以下のお問い合わせフォームよりご連絡ください。
https://edu.kanki-pub.co.jp/contact
初谷講師の研修プログラム「オンラインコミュニケーション研修」
https://edu.kanki-pub.co.jp/training/123
