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去る5月23日にHRカンファレンスに協賛し、一般社団法人 オンラインコミュニケーション協会 代表理事の初谷 純氏による講演「顔が見えないオンライン会議が組織にもたらす危険性」を行いました。当セミナーは、HRカンファレンスのご参加者を対象に、法人向けに実施するオンライン会議術研修をご体感いただく目的で実施しました。その一部をお伝えします。
ダメな会議が組織に与えるダメージとは？
先月のHRカンファレンスではお伝えした内容を振り返ります。ビデオOFFの会議は、フルフェイスのヘルメットをかぶって対面の会議に参加しているようなものです。「顔色をうかがう」「目で合図する」「空気をよむ」「察する」という傾向のある日本では、顔が見えないと、相手の反応がわからないため、効果的な会議は行えません。当協会で、「オンラインコミュニケーションにおけるビデオONとビデオOFFの影響」について調査した結果、ビデオOFFのチームでは、メンバーの多様性を原因とする意見対立を避けるようになり、合意まで時間がかかり、その結果、意思決定の質が悪化するという結論が得られました。
みなさんの会社でも、多くの会議を行っていると思いますが、そもそも会議は何のために実施するのでしょうか。会議の目的は、「伝える（情報伝達）」「決める（意思決定）」「広げる（アイデア出し）」「問題に対処する」「モチベートする」のいずれかに該当します。どの目的であっても、ビジネスを円滑に、的確に、前に進めるために会議は行われるのです。
業務時間の約25%は会議に費やされているというデータもあるように、ビジネスパーソンの多くの時間は会議で使われていますので、会議の効率を上げることは不可欠です。もし、みなさんの会議が効果的に行われていないのであれば、5年後、10年後に大きなダメージが出ますので、今こそ会議を見直しましょう。
オンライン会議がスマートに進む魔法の5テクニック
（１）アジェンダは必須
アジェンダは必ず用意しましょう。議論が空中戦にならない、予定どおりに会議が進行する、ヌケモレ防止の効果があります。会議の最後には、ToDo確認をする時間を設け、今回の会議で話したことや次回までに行うことを確認します。
（２）空欄で会話をコントロール
例えば、イベントの詳細を決める打合せの場合、「テーマ」「時期」「会場」を書いておけば、議題以外の方向に話がそれることもなくなります。話の脱線防止や、決めたいことを決めたい順番で誘導するために有効です。
（３）話し方のコツ
「何か意見ある人？」と全員に一度に問いかけることはやめましょう。話をいい方向に進めてくれそうな人から名指ししましょう。話が長い、脱線しやすい人は後回しにすることが会議をスムーズに進める秘訣です。質問や補足情報は、チャットを積極に活用し、記入していきます。
（４）会議5分前入室のススメ
相手の時間を奪うことはNG行動です。5分前に入室し、投影する資料を準備しておく、前回のレポートや議事録を読む、雑談するなど、会議前に行いましょう。会議前に雑談をしておくことで、場が温まり、アイデアの質や量が増え、その後の行動に繋がる効果もあります。
（５）30分ずらしてスケジューリング
移動時間がないからといって、前の会議が終わった瞬間に次の会議の予定を入れてませんか？打合せと打合せの間は30分空けてスケジューリングをしましょう。ToDoで決まったこと、修正が必要になったことをその30分で対応できます。他の人を待たず、自分にも早くリターンがあるので、仕事がサクサク進みます。
- 会議で「ご意見ある人」と聞くのはNGであるということ。確かに自分もよく言うが、実際に意見が出ることはほとんどなかった。
- オンラインでのNG行動が「相手の時間を奪うこと」という点が印象的だった。
- 本題と違う話に引きずられた経験が多々あるので、パーキングを予め用意しておくのは真似しようと思った。
- スキルが伴って、テクノロジーの恩恵を受けられる。
- 「アジェンダは必須」「会議5分前入室のすすめ」「スケジューリングが鍵」「テキストコミュニケーション力の強化」という点が参考になった。
- 会議時間を60分から40分に縮め、5分前にカメラONで先に入室、会議の間に15分雑談で振り返りを実践したいと思いました。
