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12月18日（月）にオンラインコミュニケーション協会・初谷純氏による「オンライン会議術」無料体験セミナーを開催いたしました。当セミナーは自社のオンライン会議に課題をお持ちの企業様に向けに、「オンライン会議術研修」をご体感いただく目的で実施しました。その一部をお伝えします。
“ダメな会議”やっていませんか？
同協会の最新の調査により、多くの企業において会議の実施方法は、現在もオンラインが主流であることが分かっています。
オンライン会議には移動時間の削減などさまざまなメリットがありますが、正しいノウハウを知らないまま参加すると、”ダメな会議”になってしまうことも。
ZoomやTeamsなどツールの導入だけで満足してしまうケースもありますが、これらは単なるツールであり、重要なのは会議をおこなう”人”です。参加する人に適切なノウハウが伴うことで、はじめてオンライン会議の成功が見えてきます。
そして、ノウハウと合わせて意識したいのが”会議の目的”。
初谷講師によると、会議には以下の5つの目的があります。
1.伝える（情報伝達）
2.決める（意思決定）
3.広げる（アイデア出し）
4.問題に対処する
5.モチベートする
5つとも意味合いは違いますが、共通して言えるのはすべて「ビジネスを円滑に、的確に、前に進める」ための要素だということです。
会議に費やす時間は全体の業務量の4分の1とも言われています。この割合の大きさからも分かるように、会議を改善することは全体の業務改善のために必要不可欠です。
会社を体に例えるなら、社員は”血液”であり、会議はその”血管”。成人病を放置すると、数年後にはダメージが現れるように、ダメな会議をそのままにしておくと、企業にとって5年後、10年後に大きなダメージが訪れるでしょう。
「オンライン会議をなんとなくでやっている」「ツールの導入で満足していた」という方は、会議の目的やノウハウを意識することが肝要です。
オンライン会議がスマートに進む魔法の5テクニックをご紹介しました
1.アジェンダは必須
オンライン会議において最も重要なのがアジェンダです。効果的なアジェンダを事前に用紙しておくことで、テーマの抜け漏れ防止や、議論が空中戦にならずに済みます。
2.空欄で会話をコントロール
複数人での会議の場合、話題の脱線を防ぐため、決めたい項目だけを書いた白紙スライドを用意することを推奨しています。「白紙の部分に項目についての意見を埋めたくなる」という心理を突いた工夫です。
3.話し方のコツ
オンラインコミュニケーションでは脳の活動が抑制されがちという研究結果があります。
ハキハキ話すこと、結論を先に伝えること、意見を聞くときは名指しするなど、オンラインにあわせた話し方の意識が必要です。
4.戦略的なオーバーリアクション
円滑なコミュニケーションのため、聞き手はリアクションを意識も大切です。3でも書いた通り、オンラインでは、相手への伝わり方が対面時とは異なります。笑顔、うなずき、などの反応が、スムーズな意思決定に大きく影響します。
5.スケジューリング術で差をつける
会議をスケジューリングする際は前後の予定との間隔を開けましょう。対面の会議後によく見られた「あの件、ちょっと個別で話せますか？」というシーンに対応できるよう、最低でも30分程度開けるのがおすすめです。
ビデオオフ会議による影響
ビデオオフにより声のみで会話を行える。これはオンライン会議の大きな特徴の一つですが、ビデオオフにした場合会議にどのような影響があるのでしょうか。
オンラインコミュニケーション協会による最新の実験で、ビデオオフの会議では以下のことが起こり得ると判明しています。
・会議が長くなる
・最終決定に対しての納得度が低い人が増える
・盛んな意見交換ができない
・決定される内容の質が下がる
せっかくの会議もこれでは時間を無駄にしてしまいます。可能な限りビデオはオンにしてお互いの顔を見ながら話すのがよいでしょう。もし通信やプライバシーの問題でビデオオフでなければならない場合も、上記のような悪影響があることを念頭において工夫することが大事です。
社内のオンライン会議を改善するには？
書面でのルール共有、またはツール（Zoom・Teams等）の使用方法の共有のみでは会議は改善されないでしょう。大事なのは具体的な会議スキルを各々が身に着けること。
オンライン会議が成功している企業では会議スキル習得のため定期的にワークショップや勉強会が開かれています。自社のオンライン会議に不安があるという方は是非このような勉強の機会を検討してみてください。
- 「空欄で会議をコンロトール、Agendaの時間記載のやり方（各テーマごとに7分などど記載していたが、時間表示に変えようと思いました）、聞き手側の戦略的なオーバーリアクション」が参考になった。
- もうオンライン会議なしには戻れないと思いますので、今日の資料を頂いて、読み返そうと思います。
- 「空欄で会話コントロール」というポイントが印象に残った。
- ストーリーや言葉選びが絶妙で、楽しく＆大変よく理解ができました。知らないことを科学的な根拠や調査、ご経験をもとに詳しく教えていただき大変勉強になりました。
